Masalah 課題 The Problem
Sebuah bisnis katering di Bandung menerima 50–200 pesan WhatsApp setiap hari. Sebagian besar adalah tiga pertanyaan yang sama — menu, harga, ketersediaan — dan pemilik menjawab semuanya secara manual, menghabiskan 3–5 jam per hari. Pertanyaan yang masuk malam hari harus menunggu sampai pagi; sebagian tidak pernah terjawab dan calon pelanggannya hilang begitu saja. バンドンにあるケータリング事業者には、毎日50〜200件のWhatsAppメッセージが届きます。そのほとんどはメニュー・価格・空き状況という同じ3つの質問です。オーナーはこれらすべてを手作業で返信しており、1日3〜5時間を費やしていました。夜間に届いた問い合わせは翌朝まで放置され、一部は返信されないまま見込み客を逃していました。 A catering business in Bandung receives 50–200 WhatsApp messages a day. Most are the same three questions — menu, price, availability — and the owner answers every one by hand, losing 3–5 hours daily. Enquiries that arrive at night wait until morning; some never get answered and the lead goes cold.
Solusi ソリューション The Solution
Asisten WhatsApp yang: 以下を行うWhatsAppアシスタントを構築しました： A WhatsApp assistant that:
- menjawab pertanyaan menu dan harga langsung dari database menu bisnis (tidak pernah mengarang harga),ビジネス自身のメニューデータベースから直接、メニューと価格の質問に回答（価格を勝手に作らない）answers menu and pricing questions from the business's own menu database (never invents prices),
- menangkap tanggal acara, jumlah porsi, dan lokasi dari percakapan Bahasa Indonesia yang alami — tanpa pernah terasa seperti mengisi formulir,日付・人数（porsi）・場所を、フォームのようには感じさせない自然なインドネシア語の会話から抽出qualifies each enquiry in natural Indonesian conversation — capturing event date, portion count, and location without ever feeling like a form,
- menghitung estimasi harga termasuk biaya zona pengantaran,配送エリア料金を含めた見積り価格を自動計算calculates a price estimate including delivery zones,
- meneruskan ke pemilik hanya ketika pelanggan mengonfirmasi pesanan — lengkap dengan ringkasan pesanan,顧客が注文を確定したときだけオーナーへエスカレーション — 完全な注文サマリー付きescalates to the owner only when the customer confirms an order — with a complete order summary attached,
- dan memperbarui papan pesanan pemilik secara live: setiap pertanyaan muncul sebagai kartu bernomor (mirip rel tiket dapur), berpindah kolom seiring progresnya dari prospek → ditawar → terkonfirmasi, dan tercentang ke riwayat saat selesai — dengan tautan satu-klik langsung ke chat WhatsApp pelanggan.そしてオーナーの受注ボードをリアルタイムで更新：各問い合わせは番号付きカード（キッチンの伝票レールのような見た目）として表示され、見込み客→見積り提示済み→確定という進捗に応じて列を移動し、完了すると履歴にチェックオフされます。カードには顧客のWhatsAppチャットへ一発で飛べるリンク付き。and feeds a live order board for the owner: enquiries appear as numbered cards (like a kitchen ticket rail), move columns as they progress from prospect → quoted → confirmed, and get checked off into history when done — with a one-tap link back into the customer's WhatsApp chat.
Keterlibatan pemilik berubah dari "setiap pesan" menjadi "hanya pembeli serius". オーナーが対応するのは「すべてのメッセージ」から「本当に注文する見込み客」だけに変わります。 The owner's involvement drops from "every message" to "only serious buyers".
Cara Kerja 仕組み How It Works
Pelanggan mengirim pesan WhatsApp ↓ Twilio (sandbox) menerima pesan, meneruskan ke n8n lewat webhook ↓ n8n AI Agent memanggil Claude, dengan riwayat percakapan tersimpan di Supabase ↓ Claude memutuskan tool mana yang dipakai: → get_menu — jawab pertanyaan menu & harga dari database → save_lead — simpan tanggal, porsi, lokasi begitu disebutkan pelanggan → notify_owner — kirim ringkasan lengkap begitu pesanan dikonfirmasi ↓ Balasan dikirim kembali ke pelanggan lewat Twilio → WhatsApp ↓ Papan pesanan pemilik (Supabase Realtime) memperbarui kartu secara live setiap kali baris leads / owner_notifications berubah顧客がWhatsAppでメッセージを送信 ↓ Twilio（サンドボックス）がメッセージを受信し、Webhook経由でn8nへ転送 ↓ n8nのAIエージェントがClaudeを呼び出し（会話履歴はSupabaseに保存） ↓ Claudeが使用するツールを判断： → get_menu — データベースからメニュー・価格の質問に回答 → save_lead — 顧客が言及した日付・人数・場所を保存 → notify_owner — 注文が確定した時点で完全なサマリーを送信 ↓ Twilio経由でWhatsAppに返信 ↓ オーナーの受注ボード（Supabase Realtime）が leads / owner_notifications の 変更をリアルタイムでカードに反映Customer sends a WhatsApp message ↓ Twilio (sandbox) receives it, forwards to n8n via webhook ↓ n8n's AI Agent calls Claude, with conversation history kept in Supabase ↓ Claude decides which tool to call: → get_menu — answer menu/price questions from the database → save_lead — save date, portions, location as the customer mentions them → notify_owner — send a full summary once the order is confirmed ↓ Reply sent back to the customer via Twilio → WhatsApp ↓ The owner's order board (Supabase Realtime) updates cards live whenever a leads / owner_notifications row changes
Papan Pesanan Real-Time リアルタイム受注ボード The Real-Time Order Board
Bagian yang paling menarik untuk ditunjukkan: begitu pelanggan mengetik balasan di WhatsApp, kartu pesanan langsung muncul atau berpindah kolom di papan milik pemilik — 🔔 Perlu Perhatian → 💬 Sudah Ditawar → ✅ Terkonfirmasi — tanpa perlu refresh halaman. Video di bawah merekam momen itu langsung dari layar HP ke dashboard, berdampingan. 最も見どころのある部分です。顧客がWhatsAppで返信を打った瞬間、オーナーのボード上でカードが出現・移動します — 🔔 要対応 → 💬 見積り提示済み → ✅ 確定 — ページの更新は不要です。以下の動画は、スマートフォンの画面とダッシュボードを並べて、その瞬間をそのまま記録したものです。 The part that's most interesting to show: the moment a customer types a reply on WhatsApp, an order card appears or moves columns on the owner's board — 🔔 Needs Attention → 💬 Quoted → ✅ Confirmed — with no page refresh needed. The video below captures that moment straight from the phone screen next to the dashboard.
Setiap kartu terkonfirmasi punya tombol "💬 Balas di WA" — tautan wa.me satu-klik langsung ke chat pelanggan — dan tombol "Selesai ✓" yang memindahkan kartu ke riwayat setelah pesanan ditangani.
確定済みの各カードには「💬 WAで返信」ボタン（顧客のチャットへ直接飛ぶwa.meリンク）と、「完了 ✓」ボタン（対応後にカードを履歴へ移動）が付いています。
Every confirmed card carries a "💬 Reply on WA" button — a one-tap wa.me link straight into the customer's chat — and a "Done ✓" button that moves the card into history once the order is handled.
Detail Teknis 技術詳細 Technical Details
- Orkestrasi: n8n — mudah diperiksa dan dirawat oleh bisnisnya sendiriオーケストレーション：n8n — 事業者自身でも中身を確認・保守しやすいOrchestration: n8n — easy for the business to inspect and maintain
- Model AI: Claude API (Anthropic) dengan tool use, dalam Bahasa Indonesia percakapan yang naturalAIモデル：Claude API（Anthropic）— ツールユースを使用し、自然な会話調のインドネシア語で応答AI Model: Claude API (Anthropic) with tool use, replying in natural conversational Indonesian
- Database: Supabase (PostgreSQL) — menu, memori percakapan, dan lead yang tertangkap; Realtime mendorong pembaruan kartu ke papan pesananデータベース：Supabase（PostgreSQL）— メニュー・会話メモリ・取得したリードを保存。Realtimeが受注ボードのカード更新をプッシュ配信Database: Supabase (PostgreSQL) — menu, conversation memory, and captured leads; Realtime pushes card updates to the order board
- WhatsApp: Twilio WhatsApp sandbox untuk demo ini; Fonnte direncanakan sebagai opsi lokal yang lebih murah untuk klien BandungWhatsApp：本デモではTwilio WhatsAppサンドボックスを使用。バンドンの現地クライアント向けには、より安価なFonnteへの切り替えを予定WhatsApp: Twilio WhatsApp sandbox for this demo; Fonnte planned as the cheaper local option for Bandung clients
Tiga tools menjaga AI tetap berpijak pada data bisnis yang nyata: get_menu (membaca menu yang sedang berlaku), save_lead (mencatat apa yang sudah diketahui tentang pertanyaan seiring percakapan berjalan), dan notify_owner (terpicu sekali per pesanan terkonfirmasi). Menu tersimpan di database yang bisa diedit pemilik sendiri — mengubah harga tidak butuh deploy ulang kode.
3つのツールがAIを実際のビジネスデータに常に基づかせます：get_menu（現在有効なメニューを参照）、save_lead（会話が進むにつれて判明した情報を記録）、notify_owner（注文確定時に一度だけ発火）。メニューはオーナー自身が編集できるデータベースに保存されており、価格変更にコードの再デプロイは不要です。
Three tools keep the AI grounded in real business data: get_menu (reads the live menu), save_lead (records what's known about the enquiry as the conversation progresses), and notify_owner (fires once per confirmed order). The menu lives in a database the owner can edit directly — changing prices needs no code redeploy.
Hasil 成果 Results
- Percakapan lengkap dari sapaan sampai serah terima pesanan terkonfirmasi, di bawah 2 menit挨拶から確定注文の引き継ぎまで、一連の会話は2分以内で完了End-to-end conversation from greeting to confirmed order handoff in under 2 minutes
- Setiap pertanyaan menjadi baris lead terstruktur — tanggal, porsi, lokasi, paket, estimasi — bahkan jika pelanggan tidak jadi mengonfirmasi顧客が最終的に確定しなかった場合でも、すべての問い合わせが構造化されたリード（日付・人数・場所・パッケージ・見積り）として記録されるEvery enquiry becomes a structured lead row — date, portions, location, package, estimate — even if the customer never confirms
- Membalas 24/7 dalam Bahasa Indonesia yang natural, dengan biaya sekitar beberapa ratus rupiah per percakapan自然なインドネシア語で24時間365日応答、1会話あたり数百ルピア程度のコストReplies 24/7 in natural Indonesian, at a cost of a few hundred rupiah per conversation
- Pemilik hanya dihubungi ketika ada pesanan serius — lengkap dengan detail yang sudah tertangkapオーナーが対応するのは本当に注文が確定したときだけ — 詳細情報はすでに取得済みThe owner is only contacted when there's a serious order — with the details already captured
leads
すべての会話がleadsテーブルの構造化された行として記録される
Every conversation becomes a structured row in the leads table
Catatan 注記 Note
"Dapur Hara Catering" pada studi kasus ini adalah bisnis fiktif yang dibuat untuk mendemonstrasikan pola sistem ini secara utuh. Pola yang sama — kualifikasi lead percakapan, estimasi harga otomatis, dan papan pesanan real-time — bisa diterapkan ke bisnis katering, restoran, atau UMKM berbasis pesanan lain yang menerima order lewat WhatsApp. 本事例に登場する「Dapur Hara Catering」は、このシステムのパターンを一通り示すために作成した架空の事業者です。会話ベースのリード取得、自動見積り、リアルタイム受注ボードという同じ仕組みは、WhatsApp経由で注文を受けるケータリング業・飲食店・その他の中小企業にも応用できます。 "Dapur Hara Catering" in this case study is a fictional business, created to demonstrate this system's pattern end-to-end. The same pattern — conversational lead qualification, automatic price estimation, and a real-time order board — applies to catering businesses, restaurants, or other order-based SMEs taking orders over WhatsApp.
Ringkasan Stack 技術スタック一覧 Stack Summary
| KomponenコンポーネントComponent | ToolツールTool |
|---|---|
| OrkestrasiオーケストレーションOrchestration | n8n |
| Model AIAIモデルAI Model | Claude API (Anthropic) |
| Database & Realtimeデータベース & RealtimeDatabase & Realtime | Supabase (PostgreSQL) |
| Twilio (sandbox demo) · Fonnte (rencana lokal) | |
| DashboardダッシュボードDashboard | HTML/JS + Supabase Realtime |
Dibuat oleh developer AI independen berbasis di Bandung, Indonesia, yang membangun sistem AI custom untuk kebutuhan UMKM — termasuk chatbot WhatsApp, dashboard real-time, dan otomasi workflow. Untuk kebutuhan serupa, hubungi Inti Sakura Solutions. バンドン（インドネシア）を拠点とする独立系AI開発者が、中小企業向けにWhatsAppチャットボット、リアルタイムダッシュボード、ワークフロー自動化などのカスタムAIシステムを構築しています。同様の課題をお持ちの企業様は、Inti Sakura Solutionsまでご連絡ください。 Built by an independent AI developer based in Bandung, Indonesia, who builds custom AI systems for SMEs — including WhatsApp chatbots, real-time dashboards, and workflow automation. If your business has a similar need, get in touch with Inti Sakura Solutions.